Gotowe teksty zapowiedzi telefonicznych - ponad 20 przykładów do skopiowania

Szukasz gotowego tekstu zapowiedzi telefonicznej? Poniżej znajdziesz ponad 20 sprawdzonych wzorów do skopiowania: powitania główne (także branżowe), menu IVR, komunikaty poza godzinami pracy, wersje świąteczne, informację o nagrywaniu rozmów i zapowiedzi po angielsku. Wzory przygotowaliśmy na bazie tysięcy zapowiedzi, które nagraliśmy dla firm od 2001 roku.

Zanim skopiujesz: 3 zasady dobrego tekstu

1. Krótko. Powitanie główne powinno trwać maksymalnie 8-10 sekund (ok. 20-25 słów). Dzwoniący chce załatwić sprawę, nie słuchać laurki o firmie.

2. Najważniejsze opcje najpierw. W menu IVR kolejność ma znaczenie: opcja, którą wybiera większość dzwoniących, powinna być pod cyfrą 1.

3. Jedna informacja na komunikat. Każdy komunikat ma swój cel: godziny otwarcia podaj w zapowiedzi odtwarzanej po godzinach pracy, promocje w komunikacie na czas oczekiwania. Nie upychaj wszystkiego w powitaniu głównym.

Powitanie główne - wzory uniwersalne

Dzień dobry, dodzwonili się Państwo do firmy [nazwa]. Zapraszamy do wyboru tematu rozmowy z menu lub oczekiwanie na połączenie z konsultantem.

Witamy w firmie [nazwa]. Aby przyspieszyć obsługę, prosimy o wybranie tematu rozmowy. Połączenie z konsultantem nastąpi za chwilę.

Dzień dobry, tu [nazwa firmy]. Wszystkie nasze linie są obecnie zajęte. Prosimy o pozostanie na linii - odbierzemy Państwa telefon najszybciej, jak to możliwe.

Powitania branżowe

Przychodnia, gabinet lekarski

Dzień dobry, dodzwonili się Państwo do przychodni [nazwa]. Aby umówić lub odwołać wizytę, wybierz 1. Aby uzyskać wyniki badań, wybierz 2. W pozostałych sprawach prosimy czekać na połączenie z rejestracją.

Kancelaria prawna, biuro rachunkowe

Dzień dobry, kancelaria [nazwa]. W sprawach pilnych prosimy o kontakt mailowy na adres podany na naszej stronie. Aby połączyć się z sekretariatem, prosimy pozostać na linii.

Warsztat, serwis

Witamy w serwisie [nazwa]. Aby umówić naprawę, wybierz 1. Aby sprawdzić status zlecenia, wybierz 2. Aby porozmawiać z doradcą, wybierz 3 lub poczekaj na połączenie.

Sklep internetowy

Dzień dobry, tu sklep [nazwa]. W sprawie statusu zamówienia wybierz 1. W sprawie zwrotów i reklamacji wybierz 2. Aby porozmawiać z obsługą klienta, wybierz 3.

Hotel, restauracja

Witamy w [nazwa]. Aby dokonać lub zmienić rezerwację, wybierz 1. Aby połączyć się z recepcją, wybierz 2. Dziękujemy za telefon i zapraszamy.

Menu IVR - przykłady struktury

Wersja prosta (trzy opcje wystarczą większości firm):

Aby połączyć się z działem sprzedaży, wybierz 1. Aby połączyć się z serwisem, wybierz 2. Aby połączyć się z sekretariatem, wybierz 3 lub poczekaj na zgłoszenie się konsultanta.

Wersja rozbudowana (z powtórzeniem menu):

Wybierz temat rozmowy: 1 - oferta i zamówienia, 2 - faktury i płatności, 3 - pomoc techniczna, 4 - inne sprawy. Aby ponownie odsłuchać menu, wybierz gwiazdkę.

Poza godzinami pracy

Dziękujemy za telefon do firmy [nazwa]. Nasze biuro jest czynne od poniedziałku do piątku w godzinach 8-16. Prosimy o kontakt w godzinach pracy lub pozostawienie wiadomości po sygnale.

Dodzwonili się Państwo do [nazwa] poza godzinami pracy biura. Zapraszamy do kontaktu od poniedziałku do piątku między 9 a 17 albo przez formularz na stronie [adres]. Do usłyszenia.

Wersje świąteczne i urlopowe

Dziękujemy za telefon do firmy [nazwa]. W dniach [daty] nasze biuro jest nieczynne. Życzymy spokojnych Świąt i zapraszamy do kontaktu po przerwie świątecznej.

Witamy w firmie [nazwa]. Informujemy, że w okresie urlopowym od [data] do [data] biuro pracuje w godzinach 9-14. W sprawach pilnych prosimy o wiadomość e-mail na adres [adres].

Komunikat na czas oczekiwania

Wszyscy nasi konsultanci prowadzą obecnie rozmowy. Państwa połączenie jest dla nas ważne - prosimy o pozostanie na linii.

Dziękujemy za cierpliwość. W międzyczasie zachęcamy do odwiedzenia naszej strony [adres], gdzie znajdą Państwo odpowiedzi na najczęstsze pytania.

Informacja o nagrywaniu rozmów (RODO)

Jeśli nagrywasz rozmowy, masz obowiązek poinformować o tym dzwoniącego przed rozpoczęciem nagrywania:

Informujemy, że wszystkie rozmowy są nagrywane w celu zapewnienia jakości obsługi. Kontynuując połączenie, wyrażają Państwo zgodę na nagrywanie. Administratorem danych jest [nazwa firmy].

Rozmowa może być nagrywana w celach szkoleniowych i podniesienia jakości obsługi. Szczegóły przetwarzania danych znajdą Państwo na stronie [adres] w zakładce polityka prywatności.

Poczta głosowa i służbowa komórka

Dzień dobry, tu [imię i nazwisko], firma [nazwa]. Nie mogę teraz odebrać telefonu. Proszę zostawić wiadomość po sygnale - oddzwonię najszybciej, jak to możliwe.

Witam, dodzwonili się Państwo do [imię i nazwisko]. Jestem obecnie niedostępny. W pilnych sprawach proszę o SMS lub e-mail na adres [adres].

Zapowiedź po angielsku

Jeśli obsługujesz klientów zagranicznych, wersja dwujęzyczna to standard. Przykład angielskiego powitania:

Thank you for calling [company name]. For English, please press 9. To speak to our team, please hold the line.

Welcome to [company name]. Our office hours are Monday to Friday, 9 AM to 5 PM. Please leave a message after the tone and we will call you back.

Jak nagrać zapowiedź, żeby brzmiała profesjonalnie

Tekst to połowa sukcesu. Druga połowa to głos: zapowiedź nagrana telefonem albo syntezatorem od razu obniża wiarygodność firmy - a to pierwszy kontakt klienta z Tobą. Profesjonalne nagranie zapowiedzi telefonicznej przez lektora kosztuje od 380 zł netto i obejmuje plik dopasowany do Twojej centrali (m.in. Slican, Platan, NFON, 3CX, Asterisk).

Możesz też skorzystać z dwóch narzędzi na naszej stronie: kreator tekstów zapowiedzi dopracuje Twój tekst w kilka minut, a w banku głosów odsłuchasz próbki lektorów i wybierzesz głos, który pasuje do Twojej marki. Pełne stawki znajdziesz w artykule ile kosztuje nagranie lektorskie.